訂艙是托運人(shippers)或其代理人向承運人(CalTier)，即班輪公司或它的營業所或代理機構等申請貨物運輸，承運人對這種申請給予承諾的行為。與租船運輸不同，班輪運輸中承運人與托運人之間通常是以口頭或訂艙函電(booking memo)進行預約的。只要船公司對這種預約給予承諾，并在艙位登記簿(space book)上登記，即表明承、托雙方已建立了有關貨物運輸的關系，并著手開始貨物裝船承運的一系列準備工作。
一般，在國際貿易中，出口商總是力爭以CIF價格條件成交。在這種情況下，出口商須承擔出口貨物的托運工作，將貨物運交國外的進口商，所以訂艙工作多數在裝貨港或貨物輸出地由出口商辦理。但是，如果出口貨物是以FOB價格條件成交，則訂艙工作就可能在貨物的輸入地或卸貨港由進口商辦理。這樣的訂艙稱為卸貨地訂艙(home booking)。
訂艙方式主要有如下三種：
1)離線訂艙。離線訂艙主要是通過傳真、電話或者E．mail、EDI等途徑實現。網上離r線訂艙可以使用離線訂艙軟件進行離線訂艙，然后發電子郵件給承運人完成訂艙。
2)在線訂艙。在線訂艙也稱電子訂艙(E—booking)，它可以提供給客戶一個交易平臺，通過因特網把客戶要價和服務供應商的報價在網上進行對碰使雙方達成交易。
3)卸貨地訂艙。
訂艙的流程
詢價：貨物托運人或其代理人根據貨物的種類、數量、重量、體積、起運港、目的港等信息，向船舶公司或港口代理機構詢問海運費、陸運費、港雜費等費用，以及船期、航線、班輪等信息。
接單：貨物托運人或其代理人在比較多家船公司或港口代理機構的報價和服務后，選擇合適的一家，并向其提交托運單。托運單上應包括貨物的名稱、規格、數量、重量、體積、包裝方式、起運港、目的港、收發貨人等信息。
訂艙：船公司或港口代理機構根據托運單上的信息，安排貨物的裝載計劃，并向貨物托運人或其代理人出具訂艙單。訂艙單上應包括船名、航次、提單號、箱型、箱量等信息。
做箱：貨物托運人或其代理人根據訂艙單上的信息，將貨物裝入集裝箱，并填寫裝箱單。裝箱單上應包括集裝箱號、封條號、貨物名稱、規格、數量、重量等信息。
報關：貨物托運人或其代理人根據海關規定，向海關申報貨物的出口信息，并提供報關單、發票、合同、核銷單等相關單證。海關對貨物進行檢驗后，出具出口清單和出口退稅聯。
提單確認和修改：貨物托運人或其代理人根據實際情況，向船公司或港口代理機構確認和修改提單上的內容。提單是一種具有法律效力的運輸憑證，上面應包括提單號、收貨人、通知人、起運港、目的港、貨物名稱、數量、重量等信息。
簽單：貨物托運人或其代理人在收到正本提單后，應及時簽收，并按照付費條款支付相關費用。
結算：貨物托運人或其代理人在完成出口手續后，應及時向海關申請退稅，并向財政部門提交核銷單等相關單證。
提單發放：貨物托運人或其代理人將正本提單寄給目的地的收貨人或通知人，以便他們在到達港口后提取貨物。
訂艙的注意事項
及時：訂艙應在船舶抵達港口或截止簽單前，及時辦理托運手續，以免錯過船期或造成額外的費用。
準確：訂艙時應盡量保證托運單上的數據正確、相符，以免影響貨物的裝載、運輸和結算。
合理：訂艙時應根據貨物的特性、市場情況和客戶需求，選擇合適的船公司、航線、班輪和箱型，以實現運輸的安全、快捷和經濟。
完整：訂艙時應備齊所有需要的單證和資料，如許可證、配額、商檢、動植檢等，以便順利通過海關和其他部門的審核
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